基于信息流的项目管理理论研究
  作者:周易富    来源:众智文化论文网     查看: 字体:
  【摘要】信息化的时代已经到来,信息技术已经在很多方面改变了人们的生活、工作和思考方式。同时,在项目管理过程中,面对众多的信息流,作为相关的项目经理人,如何高效地利用信息流来指导项目管理实践工作是值得研究的问题。本文,从信息流与项目管理的内涵及关系出发,分析了传统项目管理模式下的信息流管理的不足,以及探讨信息流对项目管理产生的影响进行研究,提出了基于信息流的项目管理理论的研究内容,为以后的深入研究打下了坚实的基础。
  【关键词】信息流 项目管理 项目管理理论
  前言
  21世纪是信息化的世纪,由于互联网的快速发展,在项目管理的实践中,面临着越来越多的挑战。特别是在众多信息流中,如何利用好信息流来更好指导项目管理的实践工作,是一个值得研究的课题。然而在基于信息流的项目管理理论的研究相对较少,缺乏相关的理论方法去指导项目管理实践工作。信息流管理效率决定了项目管理水平,信息技术对项目管理的发展起着巨大的推动作用,同时也给项目管理领域带来了巨大的挑战。因此明确信息流与项目管理的内涵,掌握它们之间内在联系,建立起基于信息流的项目管理理论是必要的。
  一、信息流与项目管理
  (一)信息流
  信息流(Information flow;the flow of information)是指信息的传播与流动,信息流分三个过程:采集、传递和加工处理。信息流广义的定义是指人们采用各种方式来实现信息交流,从面对面的直接交谈直到采用各种现代化的传递媒介,包括信息的收集、传递、处理、储存、检索、分析等渠道和过程。信息流狭义的定义是从现代信息技术研究、发展、应用的角度看,指的是信息处理过程中信息在计算机系统和通信网络中的流动。
  (二)项目管理中的信息流
  管理学专家舒化鲁曾提出:企业组织运行的过程是企业组织存在和发展的过程,是信息流、人流、物流和资金流“四流”相互推动、相互制衡而完成的一种混合运动。同样的,在项目管理过程中,整个项目的实施与管理也都是围绕着人流、物流、资金流、信息流而进行管理的。评价项目管理的成功与否也可以从以上“四流”的管理水平进行评价。其中物流是基础,资金流是支撑,人流是主体,而信息流是桥梁。如果不能充分发挥信息流的作用,对于整个项目的运行和管理是具有很大的阻碍。项目管理中的信息流主要体现在各功能模板中所发生的相关活动以及各功能模板间的活动所产生的信息流动。
  信息流在项目管理的作用主要体现在如下几个方面:
  1.联接功能。项目成功与否很大程度下取决于信息管理,在项目管理中,众多的信息收集、传递、加工和利用,形成了一个巨大的信息流系统。项目管理参与各部门,缺少信息交流,就会使各部门形成孤岛,各行其是,不顾全大局,难以完成项目目标。信息流在部门间的传播和使用,可使相关人员,更加全面的理解整个项目,从而更好的协调各部门。同时,也便于各职能部门间联系更为紧密,加强交流,不仅对项目本身,甚至于对整个企业来说都起到了很好的联接作用。
  2.协调功能。整个项目管理过程中,所涉及的人、财、物等众多的问题以及各事项之间的矛盾,使项目管理人员难以的协调众多的相关事项。正因如此,信息流在其中,充当着重要的角色。如果项目管理人员能及时地收集、分析各信息流之间的内在联系,从全局出发,整合、规划、协调好相关的资源,使让各项目功能模板间联系更为密切,从而确保项目正常、高效的运作。
  3.决策功能。项目经理在做决策时,只是用其以往的经验或没有整合好相关的信息下,而做出的决策很大程度上是片面的。所以在管理决策时,如何做出高效可行的决策,应该收集相关的信息流,加以分析,从而作出决策。事前,可以通过各种途经得到相关的信息流,达到问题出现之前,提前做好准备或是改变相应的决策计划。事中,如果出现了问题,及时的收集到相关的反馈信息流,分析成因,作出有效的补救措施。结尾过程中,把整个项目过程的信息流进行集成,为以后同类项目有章可循。
  二、传统的信息流项目管理的不足之处
  (一)信息流的理解深度不够深刻
  传统的项目管理模式,对于信息流的认识还是停留在“单纯”信息的层面上,没有提升到信息流的高度来看待。只是把信息当成是静止的而非是流动的,片面的而非是全面的,孤立的而非是整合的。这样的理念必然导致项目团队的沟通受到极大的阻碍,项目部门间的人、财、物等相关资源得不到充分的利用和发挥,更为严重的是会导致项目的失败。
  (二)项目管理内容模板间缺少直接的信息流和沟通
  项目的成败是由许多的因素共同决定的,其中许多的因素间是相互关联的、相互制约的,某一因素的变化会引起其他因素的变化,也使得项目的管理变得更困难。传统的项目管理方式,项目模板间的信息流的直接流动是很少的,甚至是没有流动,这样的管理方式必然使得项目的相关资源得不到充分的利用。加强信息在项目管理模板中的流动,使形成的信息流被项目各部门所共同分享和使用,从而实现项目的目标。
  (三)缺少明确的信息流管理目标
  当前,对于信息的管理,大部是基于管理信息系统为核心,片面地管理。管理信息系统是一个巨系统,包括了大量复杂的信息。然而很多企业对于特定项目而言管理信息系统只是对信息流机械的处理,没有目标。传统项目管理模式中,盲目的跟风,没有结合自身项目的特点,仅根据来以往的信息来指导实践,并没有建立起具有针对项目特点的信息流管理模式,特别是在大型的项目中所出现的问题最为严重。因此一个明确的信息流管理的目标是必要的。
  三、基于信息流的项目管理理论的研究内容
  (一)明确信息流与项目管理的关系及内涵
  如果理论能为实践起到指导作用,那么首先要明确该理论的概念、内涵、作用及特点。项目管理中的所产生的信息流是由项目实践中发产生的,为项目服务的。项目管理中的信息流具有全面性、及时性、流动性、整合性、传递性。信息流的管理包括信息流的采集、辨别、传递、加工、存储、检索、分析、利用等过程。通过对信息流的管理,从项目的目标出发,有效地利用相关的信息流把项目的各要素有效的联接、整合,从而高效地完成项目的目标。因此,明确信息流与项目管理的关系及内涵是基于信息流的项目管理理论的前提。
  (二)建立新型信息流管理系统
  此前已经分析了,传统的管理信息系统已不在适用于当前的项目管理,因此需要一个基于信息流项目管理系统,它因是基于为特定项目,而特定服务的。要求我们所建立的系统要注意下面几点:首先,要明确项目的目标,由项目管理产生,为项目管理服务的,所以目标明确是前提;其次,建立明确的机制来保证系统的创建,注意项目模板之间的协调性,使之成一个整体,发挥其各自的功能,为整个项目的目标服务;最后,所建立的信息流系统是一次性的,等到整个项目成功完成之后,这个信息流系统的作用已经不能在指导下个项目,只能起到为下个项目提供的只是参考作用,具体实践还是要结合项目本身的特点管理。
  (三)重新调整规划企业组织结构与项目结构
  基于信息流的项目管理要求企业要对原来的组织结构进行重新审视,从而为项目的实践起到相应的基础的作用。在传统的项目管理模式中,组织结构中各部门间的传递交流的很少,形成了信息壁垒、各自为营、自行其是,浪费了很多的资源,错过了时机,使项目不能按时、按质的完成。为了消除这种弊端,企业必须要对其原来的项目组织结构进行新的调整或是改进,目的为了更好的便于项目部门间的交流和利用信息流来进行资源的共享。此外,企业的组织结构与项目结构可能会出现矛盾,所以要想项目的实施成功地完成好,要求企业的相关管理者与项目负责人进行商谈,权衡好企业的组织结构与项目结构之间的矛盾,使两者协调,从而更好的利用好组织结构为项目的目标服务。
  (四)顾全大局,建立多渠道的信息流交流平台
  随着项目进度的不断推进,项目管理者对有效信息流的依赖性加强,但是获取及时、有效信息流的难度也更大。因而要从顾全大局,建立起宏观的信息收集管理体系,不仅要加强信息网络的物理建设,还要想方设法提升信息网络的流通质量:首先,整合传统的信息载体,搭建传播项目管理层管理理念和管理者与项目人员沟通交流的平台,如各种QQ群、微博、论坛、公开邮箱等。使信息能够扁平化传递,做到信息透明、上传下达。同时,应定期不定期地收集员工信息,并将重要问题提交相关部门进行解答。其次,建立更加广泛的信息流机制,使信息在各领域、各项目之间流动,降低协调成本。项目的信息流要从散乱走向集中,使得项目实践过程中的信息流、人流、现金流和物流得以整合。项目的各个部门应打破组织壁垒,随时通过各种信息的交流与传递,提升精细化管理的质量。最后,将项目管理理念与项目信息流进行整合,服务于整个项目管理工作。项目的职能部门之间在信息流中应及时互动交流,掌握第一手资料,同时对信息进行整理和分析,为项目负责决策提供服务。
  (五)加强项目人员的素质培养
  项目人员的素质在某种程度上决定了项目的成败。如果在没有深刻理会到企业管理理念和项目管理的目

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